MAKALAH MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN DAN PENDEKATAN SISTEM (SIM 1 ; Dosen : EGA TASSHA PERWIRA)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kami telah menyelesaikan makalah ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tujuan utama penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas kelompok ke-3 pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, yaitu pembuatan makalah mengenai:

“MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN dan PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN”

Meskipun penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan, penulis menyadari bahwalaporan ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, segala  kritik dan saran yang membangun makalah ini, penulis harapkan guna perbaikan makalah yang selanjutnya.

Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat dan berguna bagi para pembacanya.

                                                                                                                  

Bekasi, 09 Oktober 2018

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang

        Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan.Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi,sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi.Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.

        Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system).Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

    Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan

2.      Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui peranan sistem informasi manajemen dalam sebuah perusahaan.

 BAB II

     PEMBAHASAN

1.     Model Sistem Umum Perusahaan

1.1    Pengertian model

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri            dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu     sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut. Terdapat empat jenis model diantaranya:

·         Model Fisik

Adalah penggambaran / bentuk-bentuk entitas dalam bentuk tiga dimesi. Model fisik berukuran lebih kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype model baru, Cth: Maket Pusat Pembelanjaan & Protoype mobil baru.

·         Model Naratif

Adalah penggambaran entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model model naratif merupakan model yang paling popular, Cth: Cerita & Narasi.

·         Model Grafik

Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, symbol dan bentuk dengan sedikit penjelasan naratif, Cth: Bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram – DFD).

·         Model matematika

Sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek, Cth: formula & persamaan matematika,

BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cos

1.2  Konsep dasar model sistem umum perusahaan

      Konsep Dasar Model menggunakan Sistem Konseptual, yakni sebagai system terbuka    dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke system. Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan, yang menggunakan dimensi informasi:

·                         ·     Relevansi

Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

·                         ·     Akurasi

Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Kasus aplikasi pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 %.

·                           ·     Ketepatan waktu

Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu situasi krisi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa sedang terjadi saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

·                             ·     Kelengkapan

Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

      1.3 Penggunaan Model Sistem Umum

   Model sistem umum adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.  Model sistem umum terdiri dari sistem fisik dan sistem konseptual. 

A.    Sistem fisik

Sistem fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output) sistem fisik dibedahkan menjadi 4, yaitu:

·      Arus Materia
Bahan input diterima dari pemasok bahan mentah, suku cadang, dan komponen assembling. Bahan disimpan dalan tempat penyimpanan (inventarisasi bahan mentah) sampai bahan tsb digunakan untuk proses transformasi. Kemudian dimasukkan ke aktivitas manufaktur (inventarisasi proses kerja). Pada akhir transformasi bahan mentah sekarang menjadi bentuk akhir, disimpan dalam tempat penyimpanan (inventarisasi produk akhir) kemudian dikirim ke pelanggan.
·   Arus Personil
   Input personil berasal dari beberapa tempat dlm lingkungan. Perusahaan mendapat personel dari beberapa sumber untuk memenuhi kebutuhan yang beraneka ragam. Input personel biasanya diproses oleh bagian personalia kemudian ditempatkan dalam berbagai area fungsi. Dalam area tsb personil mengalami proses transformasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa diantaranya mungkin akan meninggalkan perusahaan setelah bergabung sebentar dan yang lain bias bertahan sampai berpuluh tahun. Bagian personalia juga memproses penghentian karyawan.
·     Arus Mesin
    Arus sumber fisik yang paling sederhana. Diperoleh dari pemasok yg menjalankan
  manufaktur dan mendistribusinya. Mesin biasanya berada dlm jangka waktu panjang. Dalam beberapa hal mesin bisa menjadi kuno atau tidak dapat digunakan lagi. Dalam kasus lain bisa ditukar dengan model baru atau dijual pada perusahaan yang masih
     menggunakan.
·    Arus Uang
 Uang utamanya diperoleh dari pemilik yang menanamkan modal investasinya dan
daripelanggan yang memberi pendapatan dari penjualan perusahaan. Sumber lain lembaga
keuangan yang memberi pinjaman dan suku bunga pada investasi dan dari pemerintah yangmemberi pinjaman uang dan dana bantuan. Tanggung jawab pengontrolan uangberada pada bagian akunting. Bagian penerimaan mengumpulkan uang yang dimiliki perushaan

B.     Sistem konseptual

Sistem konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

Sistem lingkaran (simpul) tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni:
1.   Sistem lingkaran (simpul) terbuka.
Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

2.   Sistem lingkaran (simpul) tertutup.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol.

 ·    Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem

umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun

perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada

organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.

              1. Pasar Swalayan

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.

Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.

Elemen manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer.

Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar code dan

menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data ke kantor pusat yang

menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan, dan sebagainya.

Standar kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Standar

dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer panduan mengenai

tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan pengolah informasi untuk

memantau kinerja aktual dan membandingkannya dengan standar.

Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku, dan yang tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah. Informasi tersebut berguna untuk mempekerjakan dan menjadualkan para pegawai agar dapat memberikan pelayanan yang memadai bagi pelanggan.

Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.

               2. Kantor Pengacara

Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada

fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).

Setiap kantor pengacara merupakan sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner. Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya.

Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.

Proses transformasinya adalah mengubah klien dengan permasalahan hukum menjadi klien yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal tersebut dilakukan oleh para pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan.

Bahkan meskipun standar-standar formal mungkin tidak ada, para partner mengetahui tingkat kinerja yang diperlukan supaya perusahaan berhasil. Jika standar intuitif tidak tercapai, dibuat sejumlah keputusan untuk mengubah sistem fisik. Misalkan, jika terlalu sedikit permasalahan hukum yang diubah menjadi solusi (kalah dalam banyak kasus), pengacara tambahan dapat dipekerjakan, pengacara yang sekarang ada dapat diganti, mahasiswa dapat bekerja paruh waktu untuk melakukan penelitian perpustakaan, dan seterusnya.

Model sistem umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar setiap kantor-kantor pengacara.

2. Pendekatan Sistem 
       2.1 Pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan

1.   Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

2.  Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

3.    Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

4.    Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

5.   Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.

6.    Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

7. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

                        Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala

1.      Kendala intern dapat berupa SD yg terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yg kurang memenuhi syarat, dll.

2.      Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

                        Struktur masalah

1.      Masalah terstruktur terdiri elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

2.      Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

3.      Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

                        Pendekatan Sistem

             Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey yang                                        mengidentifikasi 3 seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu  kontroversi              secara memadai yaitu :

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternative

3.      Membentuk penilaian

      Kerangka kerja yang dianjurkan untk pengunaan computer dikenal sebagi pendekatan system.            Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa  masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang  dipilih bekerja.

2.2 Tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan system

            CBIS dapat digunakan sebagi system dukungan (support system) saat menerapkan                  pendekatan system.

1.      Usaha persiapan

                 3 langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-                    sama menghasilkan kerangka piker yang diinginkan untuk mengenai masalah.

a)      Memandang perusahaan sebagai suatu system

b)      Mengenal system lingkungan

c)      Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.      Usaha definisi

            Usana definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk   mencari untuk mencari solusi (pemahaman masalah)

a)      Bergerak dari tingkat system ke sub system

b)      Menganalisis bagian system dalam suatu urutan tertentu

3.      Usaha pemecahan

            Usaha pemecahan meliputi pertimbangkan berbagai alternative yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

2.3 Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah

            Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi    bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengmpulkan informasi, dan      menggunakan informasi.

            -Merasakan masalah (Problem solving styles)

            Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah mereka,   yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

1.      Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

2.      Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3.      Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

            - Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)

            Manajer dapat menunjukan salah satu dari 2 gaya mengumpulkan informasi atau sikap       terhadap total volume informasi yang tersedia :

1.      Gaya teratur (perceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

2.      Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

             -Menggunakan informasi

            Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

1.      Gaya sistematis (systematic style), Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan..

2.      Gaya intuitif (intuitive style), Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi. Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

BAB III

3.1 KESIMPULAN

             Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Sistem       informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang        manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif    organisasi.

             Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida, dimana      lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan     sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung             operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi             untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian   manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Sehingga bangunan piramida tersebut dapat menjadi pondasi bagi perusahaan untuk meningkatkan sistem          manajemen dalam perusaan tersebut.

Daftar Pustaka

julia.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/32236/Model+Sistem+Umum+Perusahaan.doc jenis-jenis model sistem umum perusahaan/

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html

https://danielraka.wordpress.com/2010/03/03/model-sistem-umum-perusahaan/

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html

https://ardiiblog.wordpress.com/2013/10/18/model-sistem-umum-perusahaan/

http://iphenimnus.blogspot.co.id/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html

http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.co.id/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html

http://rizkicesaria.tumblr.com/post/11570085876/sistem-informasi-manajemen-peranan-sistem